Prozess-digitalisierung

1. Aufzeigen des Optimierungspotenzials: Zunächst sollten Sie analysieren, wo genau in Ihrem Unternehmen der Bedarf einer Digitalisierung besteht.
   Bei der Analyse des Optimierungspotenzials in Ihrem Unternehmen sollten Sie sich auch mit Kundenfeedback und Benutzererfahrungen auseinandersetzen. An welchen Stellen und für welche Prozesse gibt es häufig Beschwerden oder Probleme seitens Ihrer Kunden oder Mitarbeiter:innen?
   Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welche Abläufe können verbessert werden? Wo ist eine Digitalisierung sinnvoll? Was sind die Vorteile einer neuen Software?

   Ihre Ergebnisse sollten Sie stets auswerten und sich fragen, wo weitere Automatisierungen sinnvoll sind.
   Ebenso sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung darauf achten, wie gut diese mit Ihren bestehenden Systemen und Tools integrierbar ist. Eine Software, die sich nicht nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe einfügt, kann zu weiteren Komplikationen führen.
   Die einzelnen Schritte einer Prozessdigitalisierung können Sie unter 4.
   Eine Prozessdigitalisierung kann in der Regel in vier Schritte unterteilt werden: Analyse der bestehenden Prozesse, Definition der Zielprozesse, Implementierung der digitalen Lösung und stetige Überwachung und Verbesserung.
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2. Anforderungen-angepasste Lösung wählen: Die Lösung, die Sie wählen – egal, ob Sie eine Software nutzen, die den Workflow digitalisiert oder Ihnen eine individuelle Software Lösung gebaut wird – sollte auf jeden Fall zu Ihren Anforderungen passen.
   Es empfiehlt sich, bei der Auswahl einer Lösung auch auf die Nutzerfreundlichkeit und das Schulungsangebot zu achten. Eine gute Software sollte einfach und intuitiv bedienbar sein und Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen anbieten.
   Die neue Software darf nicht alles komplizierter machen als vorher, nur weil sie vielleicht auf eine ganz andere Branche und ihre spezifischen Anforderungen ausgelegt ist.
   Individuelle Lösungen bieten oft den Vorteil, dass sie besser an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können. Allerdings sollten Sie auch hier darauf achten, dass die Lösung nicht zu komplex oder zu teuer wird.
   Individuelle Lösungen, die nach und nach hinsichtlich Ihrer Wünsche erweitert werden können, sind hier oft die bessere Wahl.

3. Ganzheitliche Betrachtung von Prozessen: Die Digitalisierung eines Prozesses bringt nur dann Vorteile, wenn die vor- und nachgelagerten Prozesse ebenfalls berücksichtigt werden.
   Eine holistische Betrachtung der Prozesse ermöglicht es, Schwachstellen und Inkonsistenzen aufzudecken. Analysieren Sie nicht nur den Prozess selbst, sondern auch seine Einbettung in den Gesamtprozess, um Optimierungspotential zu erkennen.
   Eine Software, in der Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisekostenabrechnung online einreichen können, bringt Ihnen nichts, wenn Ihre Buchhaltung diese dann doch wieder in Papierform abheften muss.

   Außerdem sollten Sie beachten, welche Vorteile sich für Ihre Mitarbeiter:innen aus der Digitalisierung eines Prozesses ergeben.
   Neben der Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung sollten Sie auch die Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen und -zufriedenheit der Mitarbeiter:innen berücksichtigen. Eine gute Software kann die Motivation und Zufriedenheit steigern.
   Denn am Ende sind sie es, die mit der Software arbeiten müssen.

4. Anwender:innenorientierte Planung: Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter:innen in die Planung einer Prozessdigitalisierung mit einzubeziehen, da sie später zu Anwender:innen werden.
   Die Einbeziehung der Mitarbeiter:innen in den Digitalisierungsprozess kann dazu beitragen, Akzeptanz und Motivation zu steigern. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen nach ihren Bedürfnissen und Anforderungen, um eine passende Lösung zu finden.
   Fragen Sie, welche Prozesse Ihre Mitarbeiter:innen am meisten stören und sorgen Sie so dafür, dass ein möglicher Unmut gegen die Digitalisierung von Prozessen ausgehebelt wird.

   Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen in Ihre Planung mit einbeziehen, erhöhen Sie die Motivation innerhalb Ihres Teams, indem Sie für sie lästige und langwierige Prozesse vereinfachen oder sogar eliminieren.

5. Klare Strategie (keine Einzellösungen): Ein unstrukturierter Prozess, der Digitalisierungsbedarf hat, ist keine Wunde, auf die man einfach ein Pflaster klebt.

   Kleinere Einzellösungen, werden Ihre Probleme unserer Erfahrung nach eher mit Ihnen wachsen als verschwinden.

   Statt einer Flickschusterei brauchen Sie deshalb eine klare Digitalisierungsstrategie, in der Sie alle anderen Strategien (Unternehmens-, Marketing-, Finanz- und Personalstrategie) unter einen Hut bringen und aufeinander abstimmen können.

   Ihre Digitalisierungsstrategie ist nicht dazu da, alle anderen Strategien zu verwerfen, sondern sich mit ihnen zu decken.
   Eine Digitalisierungsstrategie sollte in jede übergeordnete Unternehmensstrategie eingebettet sein und sich mit diesen abstimmen lassen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Dabei sollten Sie auch die finanziellen Ressourcen und kompetente Partner einplanen.
   Holen Sie sich hier Hilfe, z.B.
   Es kann sinnvoll sein, sich bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie von Beratern oder Agenturen unterstützen zu lassen, die über das erforderliche Know-how und die Erfahrung verfügen.
   durch Digitalisierungsberatungen oder Agenturen, wenn Ihnen die notwendigen Ressourcen oder Kenntnisse fehlen.

6. Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung: Die Prozessdigitalisierung ist mit der reinen, einmaligen Digitalisierung eines Prozesses noch nicht abgeschlossen.

   Es ist eher so, dass eine Prozessdigitalisierung als Basis für die stetige Weiterentwicklung gesehen werden kann.

   Laufende Kontrollen und Weiterentwicklungen sind dabei entscheidend.

   Der Mehrwert einer Prozessdigitalisierung ist oft gut mess- oder für Mitarbeiter oder Kunden spürbar.

7. Prozessdigitalisierung nicht an eine Person knüpfen: Es reicht nicht aus, eine Person als Verantwortliche:n für die Prozessdigitalisierung des ganzen Unternehmens oder einer Abteilung zu benennen.
   Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie sollte als Teamarbeit verstanden werden. Durch eine gemeinsame Anstrengung, bei der alle Beteiligten ein Interesse an der Umsetzung haben, lässt sich das Ziel effektiver erreichen.
   Die Prozessdigitalisierung muss vom Unternehmen oder mit Hilfe eines externen Partners vorangetrieben werden, damit sie erfolgreich umgesetzt werden kann.

   Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend zu sensibilisieren und zu motivieren, damit Sie Prozesse erfolgreich digital umsetzen und nutzen können.

8. Nutzung kostenloser Vorlagen und Tools: Es gibt unzählige Prozessmanagement Software, die auf unterschiedliche Anforderungen und Branchen zugeschnitten ist.

   Falls Sie eine davon nutzen möchten und sich nicht sicher sind, welche genau zu Ihren Anforderungen passt, bietet es sich an, diese zunächst zu testen.

   Die meisten Workflow-Management-Systeme bieten kostenlose Testversionen an, die Sie nutzen können.

   Falls Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, nutzen Sie die in der Regel kostenfreien Erstberatungsgespräche von Digitalberatern und Digitalagenturen und versuchen Sie, eine Bausteinlösung zu finden, die Sie nach und nach erweitern können und die Ihr Budget schonen.
   Die Nutzung von kostenlosen Vorlagen und Tools kann bei der Planung und Umsetzung Ihrer Prozessdigitalisierung helfen, ohne Ihr Budget zu belasten. Nutzen Sie auch die zahlreichen kostenfreien Erstberatungsgespräche, um sich über die Möglichkeiten einer individuellen Lösung zu informieren.
   Für die meisten unserer Kunden ist dies die geeignete Vorgehensweise.

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Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser Tipps und Aspekte können Sie Ihre Prozessdigitalisierung erfolgreich planen und umsetzen und langfristige Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen.